Prezentacje
       Aktualnosci
       Serwisy
+ Nasz temat
+ Poradnik
+ Niezbędnik
       Platforma kontaktowa
       biurocentrum.pl
        Sekretariat

 2012-03-26
Jak poprawnie napisać protokół z zebrania

Każda sekretarka musi protokółować zebranie. Nie jest to proste zadanie. Dlaczego? Często wina tkwi w samym przygotowaniu się do tego zadania. Co zrobić, aby poprawnie protokółować? 

Protokół stanowi zapis sprawozdawczy z jakiegoś wydarzenia (np. zebrania) lub zapis czynności przeprowadzonych zazwyczaj przez urzędową osobę (np. protokół po kontroli). Może mieć charakter syntetyczny, gdy problematyka zostaje ujęta w zwięzłe punkty albo narracyjny - wówczas problematyka zostaje przekazana w formie opowiadania. Jaki sposób częściej wybierają sekretarki? Wszystko zależy od rodzaju zebrania. 

Co istotne?

Wymogi stawiane przed protokołem to szczegółowość, ścisłość, przejrzystość i wierność w relacjonowaniu faktów - wszystkich lub wybranych zgodnie z ich ważnością (dlatego dobrze jest prowadzić notatki w trakcie protokołowanego spotkania, czasem wymagane jest uzgodnienie poszczególnych punktów z autorami wystąpień). Protokół odznacza się stylem urzędowym, obecnością ustalonych zwrotów i wyrażeń, nierzadko obecnością specjalistycznego słownictwa. 

Przemówienie

Jeżeli prowadzący przygotował swoje wystąpienie pisemnie, protokół musi zawierać treść tego wystąpienia. Może być on ewentualnie uzupełniony o pytania uczestników zadane przewodniczącemu zebrania i jego odpowiedzi, albo wypunktowanie kluczowych pozycji dyskusji, która nastąpiła po odprawie. Jeśli prowadzący nie przygotował pisemnego wystąpienia, sekretarka w protokole powinna zawrzeć jego wypowiedź w formie krótkiej syntezy. Najczęściej wystarczy wypunktowanie najważniejszych pozycji. 

Dyskusja

Protokół z takiego spotkania powinien zawierać podsumowanie głównych punktów dyskusji, wraz z wypowiedziami/stanowiskami poszczególnych osób, następnie spis podjętych decyzji (z uwzględnieniem tego, kto ewentualnie był jej przeciwny i dlaczego) oraz ewentualny plan działań. Opracowanie tego typu sprawozdania jest bardzo pracochłonne. 

Burza mózgów

Atmosfera takich spotkań jest zazwyczaj jak luźna, żeby nikogo nie krępować. Dlatego sekretarka nie powinna być za bardzo „widoczna”, tak aby uczestnicy zebrania nie bali się, że każde wypowiedziane przez nich słowo będzie zapisane. Powinna usiąść gdzieś z boku i zapisywać jedynie najważniejsze punkty dyskusji. 

Budowa protokołu

1.  Część wstępna


·         Tytuł - zawiera słowo protokół, zwięzłe określenie rodzaju zdarzenia, stanu, faktu, 
określenie miejscowości (miejsca, lokalu), daty (dzień, miesiąc, rok) oraz godziny.

·         Wstęp - osoby biorące udział w protokołowanych czynnościach (jeżeli nie dołączamy listy obecności) i nieobecnych (podaje się czy nieobecność została usprawiedliwiona),
porządek dzienny, tj. wykaz spraw, które mają być rozpatrywane.
 

 

2. Część zasadnicza

·         Opis i przebieg wydarzeń - (wypowiedzi uczestników z podanym imieniem i nazwiskiem), opis realizacji poszczególnych punktów porządku.

·         Okoliczności towarzyszące

·         Podejmowanie wniosków i uchwał

 

3. Część końcowa

 

·         Godzina ukończenia czynności 

·         Formuła stwierdzająca zakończenie czynności - podpisy (po prawej przewodniczący, po lewej protokolant). Po podpisaniu nie można wprowadzać żadnych zmian do protokołu. 

 

 

4. Sposób przedstawiania części zasadniczej:

 

·         Forma dosłowna - wierne, prawie dosłowne przytoczenie przemówień bez znaczniejszych skrótów, głównie na podstawie nagrania, stenogramów lub tekstów autoryzowanych.

·         Forma streszczona - zwięzłe streszczenie poszczególnych przemówień, komasowanie wypowiedzi zgodnych pod względem treści; ta forma ma na celu skondensowanie wywodów i eliminowanie wszystkiego co zbędne, tylko uchwały nie podlegają skrótom.

·         Forma uproszczona - redukowanie do minimum części dyskusyjnej, ograniczenie się do wzmianek o charakterze syntetycznym; treść bardzo zwięzła głównie akcent kładzie się na przedmiocie obrad i powziętych uchwałach.

 

                                                                             *** 

Sekretarka powinna przygotować się przed protokołowaniem. Nie powinna myśleć, że „jaj tu tylko protokółuję”, ale musi znać temat zebrania, uczestników i swoje zadanie. Musi też zaangażować się w przebieg spotkania – powinna uważnie słuchać i sporządzać notatki. To na pewno ułatwi stworzenie protokołu, który powinien być pozbawiony emocjonalnych wyrażeń. Taki dokument musi być napisany zrozumiałym, urzędowym, prostym językiem.



    

Więcej naszych tematów   

       Komentarze  [0]dodaj   
  FORUM

     
o nas | kontakt
NA SKRÓTY:    akcesoria biurowe, przybory do pisania, papier i druki, oprawy dokumentów, archiwizacja dokumentów, organizacja biura, koperty i opakowania,
pieczątki i datowniki, biurowe maszyny, konferencyjna aparatura, RTV urządzenia i sprzęt, telefonia stacjonarna, telofonia GSM, internet, komputery, meble-biuro,
czystość i sprzątanie, ochrona, catering, żywność z dowozem, naprawa i serwis